Составление графиков деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя и их организация. Согласование с руководителем временных планов. Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками Учреждения. Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий и предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий. Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций. Распределение и перенос невыполненных запланированных задач. Составление и ведение базы телефонных контактов руководителя. Соединение руководителя с конкретными абонентами. Обеспечение подготовки материалов для телефонных переговоров руководителя. Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя, другим сотрудникам. Получение необходимой информации и предоставление санкционированной информации по телефону. Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций. Организация и установка порядка личного приема и приема различных категорий посетителей руководителя. Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников Учреждения. Обеспечение организации приема и обслуживания деловых партнеров в кабинете руководителя. Сервировка чайного (кофейного) стола в кабинете руководителя. Доведение до сведения работников Учреждения распоряжений руководителя. Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок. Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя. Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями. Обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой. Заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания. Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки). Печать служебных документов и других материалов. Размножение служебных документов. Контроль прохождения документов в Учреждении (согласование, подписание и утверждение документа). Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов. Подготовка документов для рассмотрения руководителем. Учет документов, поступающих на имя руководителя. Организация доставки документов исполнителям. Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации. Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами Учреждения. Оповещение работников о предстоящих мероприятиях. Организация встреч трудового коллектива с руководством. Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам. Выполнение иных служебных поручений своего непосредственного руководителя в пределах своей компетенции. | 