Выполнение задач, поставленных руководством и непосредственным руководителем. Обеспечение входящих и исходящих звонков руководства, организация конференц- (многосторонних) звонков руководства. Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача документов, сообщений и информации руководству (письменно или устно). Осуществление технической помощи руководству (копирование, печать, сканирование и пр.). Планирование, координация и ведение рабочего графика руководства: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований; ведение и корректирование рабочего календаря руководства. Ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты, дни рождения клиентов). Организация приема посетителей руководства: заказ пропусков и сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность). Ведение расписания переговорных комнат. Отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий для руководства, своевременная их передача. Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факсы, письма по электронной почте). Составление и редактирование деловых писем для руководства. Контроль сохранности документов в приемной руководства. Соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации. Координация работы водителей руководства (координация маршрутов, оповещение водителей о выходе руководства из здания, координация замещения водителей). Организация поездок и командировок руководства (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы поездок и т.п.) Организация приезда иностранных партнеров и клиентов (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы мероприятий и поездок и т.п.) Координация работы касающейся руководства с секретарем-референтом. Замещение секретаря-референта офиса. Выполнение других поручений непосредственного руководства |