- Осуществление подготовки офиса перед началом рабочего дня - организация работы офиса (проверка офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверка санитарных условий работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации. обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечение хранения, распределение между сотрудниками и рациональное использование перечисленных ценностей), - контроль за работой уборщицы помещений офиса с целью обеспечения чистоты и порядка в офисе организации. - контроль за работой сотрудников в СРМ-системе, ведение учетов по находящимся в работе у каждого сотрудника объектам недвижимости, их рекламировании, составление отчетов по выгруженным в рекламы объектам недвижимости, их ведение по "воронке" в СРМ-системе, необходимое для правильного представления о качестве работы компании, - встреча посетителей/клиентов и распределение их между сотрудниками с учетом имеющегося графика дежурств, подготовка переговорных комнат для приема посетителей и организации и проведения сделок, - консультация посетителей по вопросам оказываемых услуг, - принятие мер по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций между посетителями и сотрудниками компании, - помощь сотрудникам в сборе и копировании документов, необходимых для организации и проведении сделок с недвижимостью, - по поручению руководителя составление писем, запросов, других документов, в случае необходимости - подготовка ответов на входящие запросы, - ведение делопроизводства, - ведение регистрации и учета входящей и исходящей документации, - информирование руководителя об имеющихся недостатках в обслуживании клиентов, - оформление заказов на поставку товаров и предоставление услуг, необходимых для нормального функционирования офиса, - выполнение отдельные служебные поручения руководителя организации, - работа с кассой для фиксации платы, взимаемой с клиентов, по заключенным и исполненным договорам по оказанию услуг, - подбор персонала (специалистов по работе с недвижимостью) для работы в агентстве недвижимости через специализированные сайты, проведение телефонных интервью, - ведение отчетности по деятельности офиса, в том числе - первичной финансовой отчетности для передачи в бухгалтерию организации, - ведение расписания руководителя, - формирование отчетов по результатам деятельности организации на заданный период, - взаимодействие со смежными отделами и подразделениями организации по вопросам текущей деятельности. |